El proceso de facturación en la República Dominicana puede ser un desafío. Entre la DGII, los NCF, el ITBIS y las normativas, es fácil cometer un error que podría costar tiempo y dinero. Un solo fallo puede llevar a facturas rechazadas, problemas en tus declaraciones juradas e incluso sanciones.
Para ayudarte, hemos creado esta guía con los 5 errores más comunes que vemos en los negocios locales y, lo más importante, cómo puedes evitarlos.
1. Usar el Tipo de NCF Incorrecto
El error más frecuente es confundir los tipos de NCF. No es lo mismo un NCF de crédito fiscal (B01) que un NCF de consumo (B02) o uno para compras (B11). Usar el tipo de comprobante incorrecto en una transacción puede anular la validez de la factura y causar un rechazo al momento de declarar.
Cómo evitarlo: Antes de emitir cualquier factura, asegúrate de entender la naturaleza de la transacción y de usar el NCF adecuado. Una factura de consumo es para ventas a clientes finales, mientras que un crédito fiscal es para ventas a otras empresas que pueden deducir el ITBIS. Documenta reglas simples para tu equipo y configura tu sistema para que sugiera el tipo correcto según el contexto.
2. No Llevar un Control de los Comprobantes
Cada NCF que te asigna la DGII debe usarse de forma secuencial y sin saltos. Dejar un número sin usar, emitir dos facturas con el mismo número o utilizar un NCF de un tipo diferente al que fue asignado es una falta grave.
Cómo evitarlo: Lleva un registro estricto de los NCF que usas. Un sistema manual con Excel es propenso a errores. La mejor solución es usar un software de facturación que te asigne y controle automáticamente el uso de cada NCF, bloqueando duplicados, evitando saltos y registrando anulaciones con su motivo.
3. Olvidar Validar los Datos del Cliente
Emitir una factura a una persona o empresa con el RNC o la Cédula incorrecta es un error común. La DGII valida la información de cada comprobante, y si los datos de tu cliente no coinciden, la factura será rechazada.
Cómo evitarlo: Verifica siempre que el RNC o Cédula de tu cliente sea correcto y esté activo en la base de datos de la DGII. Un buen software de facturación puede validar esta información en tiempo real, dándote la seguridad de que tu factura no será rechazada. Además, exige campos obligatorios (razón social, dirección, correo) y guarda un historial de cambios.
4. No Reportar el ITBIS Correctamente
El Impuesto sobre la Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) tiene sus propias reglas. Un error en la tasa aplicada o en el cálculo puede generar inconsistencias entre tus reportes y los de tus clientes, lo que podría llevar a auditorías.
Cómo evitarlo: Asegúrate de que tu sistema de facturación calcule el ITBIS automáticamente y aplique las tasas correctas por producto o servicio. Define exenciones o tasas reducidas cuando aplique, separa base imponible, ITBIS y total, y verifica que los reportes mensuales concilien con tus ventas y compras.
5. No Almacenar las Facturas Digitales de Forma Segura
La ley exige que guardes tus facturas, tanto las emitidas como las recibidas, por un periodo de hasta 10 años. Si las guardas en tu computadora, corres el riesgo de perderlas por un fallo de disco duro o un virus.
Cómo evitarlo: Utiliza una solución de almacenamiento en la nube o un software que guarde copias de seguridad automáticas de todas tus facturas. Esto no solo te protege ante la pérdida de datos, sino que también facilita el acceso cuando necesitas consultar algo. Añade control de acceso, historial y cifrado.
Cómo un software de facturación te protege de estos errores
Todos estos errores tienen una causa común: la gestión manual. Un sistema de facturación como FacturasRD está diseñado para automatizar cada uno de estos procesos:
- NCF: El sistema controla y asigna el NCF correcto para cada transacción.
- Validación: Valida en tiempo real la información de tus clientes con la DGII.
- ITBIS: Calcula automáticamente el ITBIS para que tus reportes sean siempre exactos.
- Seguridad: Guarda una copia digital de todas tus facturas en la nube, de forma segura y accesible.
Al usar la tecnología a tu favor, puedes olvidarte de los errores, enfocarte en tu negocio y tener la tranquilidad de que tu facturación siempre está en orden.